POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ ET DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Exactrh

Chez Équipe Exact RH Inc., nous croyons fermement à l’importance de protéger les informations personnelles de nos clients, employés et représentants (désignés ci-après par « vous », « votre »). Nous sommes assujettis à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, et en tant que tel, nous nous engageons à maintenir la confidentialité des renseignements personnels que nous recueillons dans le cadre de nos activités, incluant Exact RH Inc., HR Covered Inc. et nos filiales (désignés ci-après par « nous », « notre »).

Notre politique de confidentialité (la « Politique ») vise à vous informer de nos pratiques en matière de collecte, d’utilisation, de divulgation et de conservation des informations personnelles. En choisissant de nous fournir des informations personnelles (que ce soit via notre site Web, notre portail client, par courriel, en personne ou par téléphone), vous acceptez les termes et les conditions de la présente Politique de confidentialité et nous autorisez à traiter vos informations personnelles conformément à celle-ci, aux fins exposées ci-dessous.

DÉFINITIONS

Aux fins de la présente Politique de confidentialité :

  • Compte désigne un compte unique créé afin que vous puissiez accéder à notre site web ou à des parties de celui-ci.
  • Témoins (cookies) sont de petits fichiers qui sont placés sur votre ordinateur, appareil mobile ou tout autre appareil par un site Web, contenant les détails de votre historique de navigation sur ce site Web, parmi ses nombreuses utilisations.
  • Appareil désigne tout appareil – un ordinateur, un téléphone cellulaire ou une tablette numérique – étant en mesure d’accéder au site web.
  • Informations ou données personnelles désigne toute information ou renseignement en lien avec un individu identifié ou identifiable.
  • Fournisseur de Service désigne toute personne physique ou morale qui traite ces données au nom de Équipe Exact RH Inc.. Il s’agit de sociétés tierces ou de personnes retenues par Équipe Exact RH Inc. pour faciliter le Service, pour fournir le Service au nom de Équipe Exact RH Inc., pour exécuter des services liés au Service ou pour aider Équipe Exact RH Inc. à analyser la façon dont le Service est utilisé.
  • Données D’utilisation désigne les données recueillies automatiquement, qu’elles soient générées par l’utilisation du site web ou par l’infrastructure du site web elle-même (par exemple, la durée d’une visite sur une page).
  • Utilisateur désigne l’individu qui accède ou utilise le site web, ou la société ou personne morale au nom de qui cet individu accède ou utilise le site web, selon le cas.
  • Nous pouvons utiliser des témoins pour recueillir des données d’utilisation et améliorer votre expérience sur notre site web. Nous pouvons également utiliser des services tiers, tels que Google Analytics

CONSENTEMENT

Nous nous engageons à protéger la vie privée de nos utilisateurs et nous ne recueillons et n’utilisons des informations personnelles qu’avec leur consentement et dans la mesure où la loi l’autorise ou l’exige.

En utilisant nos sites web aux adresses www.exactrh.com ou www.exactrh.ca, ou en nous fournissant des informations personnelles, vous acceptez les termes de notre politique de confidentialité et consentez à la collecte et à l’utilisation de vos informations personnelles conformément à cette politique.

Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment, sauf dans les cas où la loi ou les contrats en vigueur le restreignent. Nous vous informerons des conséquences d’un tel retrait, notamment de la possibilité que nous ne soyons pas en mesure de fournir un produit ou de traiter une demande. Veuillez noter que votre décision de retirer votre consentement sera enregistrée dans nos dossiers.

Dans certaines circonstances, nous pouvons être amenés à recueillir, utiliser ou divulguer des renseignements personnels sans votre consentement. Cela peut se produire lorsque des raisons juridiques, médicales ou de sécurité rendent impossible ou peu pratique l’obtention de votre consentement, ou lorsque les informations sont recueillies dans le cadre d’une enquête sur une éventuelle rupture de contrat, de la prévention ou de la détection d’une fraude, ou à des fins d’application de la loi.

COLLECTE ET UTILISATION DE VOS INFORMATIONS PERSONNELLES

Lorsque vous utilisez notre site Web, nous pouvons vous demander de nous fournir certaines informations personnelles qui peuvent être utilisées pour vous contacter ou vous identifier. Ces informations peuvent inclure, sans s’y limiter :

  • Des informations de contact telles que le nom, l’adresse, l’adresse courriel et le numéro de téléphone ;
  • Informations biographiques telles que le titre du poste, l’employeur, la photographie et le contenu vidéo ou audio ;
  • Préférences en matière de communication marketing et informations connexes, telles que les réactions et les réponses aux sondages ou autres ;
  • Informations financières et de facturation telles que l’adresse de facturation, le compte bancaire, le numéro de carte de crédit et autres informations relatives au paiement ;
  • Informations sur les services, telles que les détails des services que nous vous avons fournis ;
  • Des informations relatives au recrutement, telles que votre curriculum vitae, votre formation et vos antécédents professionnels, les détails de vos affiliations professionnelles et d’autres informations pertinentes pour un recrutement potentiel ou une association avec Équipe Exact RH Inc. ;
  • Les données d’utilisation peuvent inclure des informations telles que l’adresse IP de votre appareil, le type de navigateur que vous utilisez, la version du navigateur, les pages de notre site Web que vous visitez, la date et l’heure de votre visite, le temps passé sur ces pages, les identifiants uniques des appareils et d’autres données de diagnostic ;
  • Si vous accédez à notre site web via un appareil mobile, nous pouvons collecter automatiquement certaines informations, notamment le type d’appareil mobile que vous utilisez, l’identifiant unique de votre appareil mobile, l’adresse IP de votre appareil mobile, le système d’exploitation de votre appareil mobile, le type de navigateur Internet mobile que vous utilisez, les identifiants uniques des appareils et d’autres données de diagnostic.
  • Nous pouvons également collecter les informations que votre navigateur envoie lorsque vous visitez notre site web ou que vous accédez à notre site web via un appareil mobile.
  • Toute autre information personnelle fournie. Veuillez noter que si vous nous fournissez des informations personnelles sur d’autres personnes (telles que vos clients, administrateurs, dirigeants, actionnaires, employés ou bénéficiaires effectifs), vous devez vous assurer que vous avez donné à ces personnes un avis approprié indiquant que vous nous fournissez leurs informations et que vous avez obtenu leur consentement à cette divulgation.

NOUS POUVONS UTILISER VOS INFORMATIONS PERSONNELLES AUX FINS SUIVANTES : 

La collecte, l’utilisation et la divulgation d’informations personnelles par Équipe Exact RH Inc. se limiteront à ce qui est nécessaire aux fins pour lesquelles elles sont collectées.

Équipe Exact RH Inc. recueille des informations personnelles pour diverses raisons, notamment:

  • Répondre à vos demandes ;
  • Traiter les paiements et émettre des reçus ;
  • Compléter votre inscription à un événement, une formation, une lettre d’information, un téléchargement sur notre site web ou l’inscription à un webinaire auquel vous souhaitez participer ;
  • La gestion de nos ressources humaines et les ententes de service ;
  • Respecter vos choix de retrait ;
  • Pour exploiter, maintenir, améliorer et fournir toutes les fonctionnalités du site web, pour fournir les services et les informations que vous demandez, pour répondre aux commentaires et aux questions et pour fournir une assistance aux utilisateurs du site web ;
  • Fournir et améliorer notre site web, pour comprendre comment les utilisateurs interagissent avec notre site web et pour personnaliser votre expérience en ligne. En outre, nous pouvons utiliser vos informations pour gérer votre compte en tant qu’utilisateur du site web, notamment pour vous donner accès à différentes fonctionnalités et pour répondre à vos demandes. 
  • Nous pouvons également utiliser vos informations pour vous envoyer des communications marketing ou pour vous informer de tout changement important concernant notre site web ou notre entreprise. Veuillez noter que nous ne partagerons pas vos informations avec des tiers à des fins de marketing, sauf si vous y consentez expressément. ;
  • Envoyer des informations, des offres spéciales et des actualités sur nos produits, services et événements similaires à ceux que vous avez déjà achetés ou qui ont suscité votre intérêt conformément aux lois applicables en matière de messages électroniques commerciaux. Si vous ne souhaitez plus recevoir de telles communications, vous pouvez à tout moment vous désabonner en suivant les instructions fournies dans nos courriels ou en nous contactant directement.

L’EXACTITUDE DE L’INFORMATION

Nous mettons tout en œuvre pour que vos informations personnelles soient aussi précises et complètes que nécessaire aux fins de leur collecte, utilisation ou divulgation.

UTILISATION DES TÉMOINS (COOKIES EN ANGLAIS) ET DE GOOGLE ANALYTICS

Nous utilisons des technologies de suivi telles que des témoins, des balises et des scripts pour améliorer et analyser notre site web. Nous utilisons des témoins temporaires et persistants pour diverses raisons, notamment pour fournir les services disponibles sur le site web, pour authentifier les utilisateurs, pour personnaliser l’expérience de l’utilisateur et pour suivre les informations relatives au trafic et à l’utilisation du site web.

Certains témoins sont essentiels pour fournir les services demandés et pour prévenir l’utilisation frauduleuse des comptes d’utilisateurs. Nous utilisons également des témoins persistants pour mémoriser les choix de l’utilisateur, tels que les identifiants et les préférences de langue, afin d’améliorer l’expérience de l’utilisateur.

Nous utilisons également des témoins de suivi et de performance persistants pour suivre les informations relatives au trafic sur le site web et pour tester de nouvelles pages, caractéristiques ou fonctionnalités du site web afin d’observer la réaction des utilisateurs. Ces témoins peuvent être administrés par des tierces parties et peuvent vous identifier directement ou indirectement en tant que visiteur individuel.

Vous pouvez configurer votre navigateur pour refuser les témoins ou pour être averti lorsqu’un témoin est envoyé. Cependant, veuillez noter que certaines parties de notre site web pourraient ne pas fonctionner correctement si vous refusez les témoins.

DONNÉES ANALYTIQUES

Nous pourrions faire appel à des tiers, tels que Google Analytics, pour nous aider à recueillir et à analyser des informations sur les sections visitées sur le site Web afin d’évaluer et d’améliorer l’expérience utilisateur et le site Web. Ces tiers peuvent utiliser des témoins et d’autres technologies de suivi. Si vous souhaitez empêcher le stockage et le traitement de ces données (y compris votre adresse IP) par Google, vous pouvez télécharger et installer le plugiciel de navigateur disponible au lien suivant : Page de téléchargement du module complémentaire de navigateur pour la désactivation de Google Analytics

Vous pouvez également prendre connaissance de la politique de vie privée de Google Analytics en cliquant le lien suivant : Politique de confidentialité et conditions d’utilisation – Google.

PIXELS DE CONVERSION

Les pixels de conversion, également connus sous le nom de « GIF transparent » ou « pixel espion », sont de minuscules images, généralement un seul pixel, qui peuvent être placées sur une page Web ou dans un courriel pour nous indiquer quand vous avez affiché cette page ou ouvert ce courriel et pour analyser les taux de réponse.

CONSERVATION ET DESTRUCTION D’INFORMATIONS PERSONNELLES

Nous ne conserverons vos données personnelles que pour la durée nécessaire aux fins énoncées dans cette politique de confidentialité. Nous les conserverons et les utiliserons dans la mesure où cela est nécessaire pour respecter nos obligations légales, pour résoudre des litiges et pour faire appliquer nos politiques juridiques.

Nous conserverons également les données d’utilisation à des fins d’analyses internes. Ces données sont généralement conservées pendant une période plus courte, sauf si elles sont utilisées pour renforcer la sécurité ou améliorer la fonctionnalité de notre site web, ou si nous sommes juridiquement obligés de les conserver plus longtemps.

DIVULGATION DE VOS INFORMATIONS PERSONNELLES

Vos données, y compris vos données personnelles, sont traitées dans nos bureaux opérationnels et dans tout autre lieu où sont situées les parties impliquées dans ce traitement (tels que nos prestataires de services). Cela signifie que ces informations peuvent être transférées vers des ordinateurs situés en dehors de votre état, province, pays ou autre instance gouvernementale où les lois de protection des données peuvent différer de celles de votre juridiction. Par conséquent, dans certaines circonstances, des gouvernements, tribunaux, organismes d’application de la loi ou organismes de réglementation étrangers peuvent être autorisés à accéder aux données personnelles collectées et détenues sous notre contrôle.

En utilisant notre site web, vous consentez à ce transfert. Nous prendrons toutes les mesures nécessaires pour garantir que vos données personnelles sont traitées de manière sécurisée et conformément à cette politique de confidentialité. Aucun transfert de vos données personnelles n’aura lieu vers une organisation ou un pays sans qu’il n’y ait de contrôles adéquats en place, y compris en ce qui concerne la sécurité de vos données personnelles et autres informations personnelles.

VENTE OU TRANSFERT D’ENTREPRISE OU D’ACTIFS

Lorsqu’une entreprise est vendue ou transférée, vos données personnelles peuvent également être transférées à l’acquéreur ou au bénéficiaire des actifs. Si cela se produit, Équipe Exact RH Inc. exigera que l’acquéreur utilise vos données personnelles conformément à cette politique de confidentialité. Cela inclut l’utilisation de vos données personnelles uniquement par l’acquéreur et ses sociétés affiliées. Si nous sommes impliqués dans une réorganisation, une dissolution ou une liquidation, cela peut également entraîner le transfert de vos données personnelles à une tierce partie. Dans tous les cas, nous nous efforcerons de protéger vos données personnelles et de vous informer de tout transfert dans la mesure requise par la loi applicable.

SÉCURITÉ DE VOS INFORMATIONS PERSONNELLES

Nous avons mis en place des mesures de sécurité physiques, techniques et administratives appropriées pour protéger les données personnelles que vous nous fournissez contre tout accès, utilisation ou divulgation non autorisés. Ces mesures sont régulièrement réévaluées et améliorées afin d’assurer la protection optimale de vos données.

Bien que nous fassions tout notre possible pour protéger vos données personnelles, il est important de garder à l’esprit qu’aucune méthode de transmission via Internet ou de stockage électronique n’est sûre à 100 %. Nous ne pouvons donc pas garantir leur sécurité absolue.

Il est également important de noter que nous ne pouvons être tenus responsables des données personnelles que vous partagez avec d’autres utilisateurs ou que vous publiez dans des espaces publics tels que nos blogs. Ces espaces publics peuvent être consultés ou vus par toute personne visitant notre site web et ne sont donc pas couverts par cette politique.

LIENS VERS D’AUTRES SITES WEB

Notre site web peut contenir des liens vers des sites web tiers. Lorsque vous suivez ces liens, vous quittez  notre site web. Les informations échangées à ce moment-là ne sont plus soumises à notre politique de confidentialité. Nous vous recommandons de prendre connaissance des déclarations de confidentialité des autres sites web que vous visitez avant de fournir toute information.

LA VIE PRIVÉE DES ENFANTS

Nous ne collectons ni ne sollicitons sciemment les informations personnelles d’enfants de moins de 13 ans. En utilisant notre site Web, vous déclarez être âgé d’au moins 13 ans. Si vous avez moins de 13 ans, nous vous prions de ne pas essayer de nous envoyer des informations personnelles. Si nous découvrons que nous avons recueilli par inadvertance des informations personnelles d’un utilisateur de moins de 13 ans, nous tenterons de supprimer immédiatement ces informations de nos fichiers et dossiers. Nous encourageons également les utilisateurs mineurs du site Web âgés de 13 ans ou plus à demander la permission à leurs parents ou tuteurs avant d’envoyer toute information les concernant sur Internet.

Si vous pensez qu’un enfant de moins de 13 ans nous a fourni des informations personnelles, veuillez nous contacter en utilisant les coordonnées fournies dans la section « Nous joindre ».

VOS DROITS

Vous avez le droit de savoir si nous détenons des informations personnelles vous concernant et de consulter ces informations. Vous avez également le droit de demander comment nous avons recueilli vos informations, comment nous les avons utilisées et à qui elles ont pu être divulguées.

Sous réserve des lois applicables, sur réception d’une demande écrite d’une personne et après vérification de son identité, nous informerons la personne si nous détenons des renseignements personnels à son sujet et lui communiquerons ces renseignements.

Nous pouvons refuser à une personne l’accès à ses informations conformément aux lois en vigueur, auquel cas nous  motiverons son refus.

Toute demande d’accès aux informations ou demande de modification peut être envoyée à la personne Responsable de la protection des renseignements personnels à l’adresse suivante :

Par courriel : confidentialite@exactrh.ca

Pour obtenir notre adresse postale, veuillez communiquer avec nous au 1-866-828-4992.

PLAINTES ET PRÉOCCUPATIONS

Notre personnel et nos représentants sont formés pour répondre aux questions ou aux préoccupations concernant vos informations personnelles. Si vous n’êtes pas satisfait de la réponse de notre employé ou de notre représentant, vous pouvez contacter la personne responsable de la protection des renseignements personnels à l’adresse mentionnée ci-dessus.

MODIFICATION DE LA POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

Nous pouvons modifier cette politique de temps à autre et nous publierons la version la plus récente en ligne. Nous vous encourageons à consulter régulièrement cette politique de confidentialité pour vous tenir informé de tout changement.

Dernière mise à jour : 24 mars 2023

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