La résolution d’une demande d’examen de mésentente : Un cas à la Clinique médicale

01 avril 2024 Exactrh

Dans un contexte où la gestion des renseignements personnels devient de plus en plus complexe, une affaire récente (février 2024) met en lumière les défis auxquels les organisations peuvent faire face lorsqu’il s’agit de répondre aux demandes d’accès aux renseignements personnels par les clients, employés, membres ou patients.

Sans identifier spécifiquement les parties impliquées, nous examinons ici un cas traité par la Commission d’accès à l’information, où un patient a soumis une demande d’examen de mésentente en vertu de l’article 42 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, après avoir rencontré des obstacles pour obtenir l’intégralité de son dossier médical auprès d’une Clinique médicale.

Aperçu du cas

Un patient a demandé à recevoir une copie complète de son dossier médical, incluant des notes évolutives, auprès de la Clinique médicale. Face à l’absence de réponse dans les délais prévus, il a fait appel à la Commission d’accès à l’information. La Clinique a ensuite proposé une consultation sur place du dossier, puis a fourni certaines parties du dossier. Néanmoins, le patient a maintenu sa demande d’examen, estimant ne pas avoir reçu tous les documents souhaités.

Questions principales

L’enjeu central tourne autour de la capacité de la Clinique à fournir l’intégralité du dossier médical demandé et de la satisfaction du patient quant à la réponse apportée à sa demande.

Faits pertinents et contexte

La Clinique a initialement interprété la demande d’accès comme limitée à certains extraits du dossier, ce qui a mené à un échange de communications et à une remise partielle des documents. Finalement, la Clinique a envoyé une copie intégrale du dossier médical, mais sans retour du patient dans les délais prévus pour ses observations.

Principes et décision du tribunal

La Commission a conclu à la cessation d’examen de la demande, constatant que la Clinique avait finalement répondu à la demande du patient en fournissant l’intégralité de son dossier médical et que le patient n’avait pas manifesté de poursuite de son intérêt pour l’affaire.

Points clés pour les employeurs à surveiller

  • Réactivité et clarté : Les organisations doivent répondre rapidement et clairement aux demandes d’accès aux informations personnelles, en s’assurant de bien comprendre l’étendue de la demande.
  • Conformité à la Loi 25 : Avec l’entrée en vigueur de la phase 3 de la Loi 25, les obligations concernant la portabilité de l’information soulignent l’importance d’une gestion adéquate des dossiers médicaux et personnels.
  • Formation et sensibilisation : Il est crucial d’assurer une formation régulière des employés sur les droits d’accès aux informations et sur les meilleures pratiques de gestion des données personnelles.
  • Procédures d’accès aux dossiers : Mettre en place des procédures claires pour le traitement des demandes d’accès aux dossiers médicaux, y compris la préparation pour la portabilité des données.
  • Suivi et communication : Maintenir une communication ouverte avec la personne ayant formulé la demande, en fournissant des mises à jour régulières sur le statut de sa demande.

En conclusion, ce cas illustre l’importance pour les organisations de disposer de politiques et de procédures robustes pour la gestion des demandes d’accès aux informations personnelles. La réactivité, la clarté dans la communication, et la conformité aux obligations légales sont essentielles pour éviter les pertes de temps et garantir le respect des droits des individus.

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